Wat is projectbeheersing?
Het beheersen van de kosten van een project is meer dan het volgen en verantwoorden van iedere euro die uitgegeven wordt. Projectbeheersing is het vinden van een balans tussen planning, kosten, scope en kwaliteit. Het is het tijdig herkennen van trends en ontwikkelingen en de gevolgen daarvan kunnen overzien. Het is het beperken van risico’s en het benutten van kansen.
Tijd
Wanneer een project over een tijdsplanning beschikt, waarin de uit te voeren activiteiten en onderlinge afhankelijkheden zijn vastgelegd, dient er op deze planning gestuurd te worden tijdens de uitvoering van het project. Indien de werkelijkheid afwijkt van de planning, kan dit nadelige gevolgen hebben voor de totale kosten, alsook het moment van oplevering. Tijdig herkennen van deze afwijkingen en hierop sturen is dus van groot belang.
Geld
De opgestelde kostenraming dient als input voor het projectbudget. Ten opzichte van dit budget worden zowel de uitgaven als gemaakte voortgang gemeten en bepaald of afwijkingen zijn opgetreden. Het detailniveau waarop dit gebeurd is afhankelijk van de totale omvang van het project en is vaak op basis van de projectstructuur, zoals vastgelegd in de work breakdown structure (WBS) of cost breakdown structure (CBS)
Kwaliteit
Bij het opzetten van een budget en een planning moeten aannames gemaakt worden aangaande de duur en benodigde uren voor ontwerp- en constructieactiviteiten. Dit is erg belangrijk omdat manuren een groot onderdeel vormen van de totale kosten. Een hogere of lagere productiviteit is direct merkbaar in de waargenomen kosten. Het bepalen van de productiviteit in de loop van een project is mogelijk door het vergelijken van werkelijke uren ten opzichte van een baseline of startwaarde. Deze baseline kan opgesteld worden door ervaringen uit het verleden. Het is dus erg belangrijk om deze waarden door te geven aan volgende projecten.
Scope
Vaak komt het voor dat na de start van een project, delen van dat project gewijzigd worden. Dit kan gebeuren door voortschrijdend inzicht, veranderende wensen van de klant of externe factoren. Denk bij de laatste bijvoorbeeld aan een bepaald onderdeel dat plotseling niet leverbaar is en dat er naar een alternatief gezocht moet worden. Al deze wijzigingen hebben invloed op de totale projectomvang, inclusief planning en budget. Voor gedegen kostenbeheersing is het dus van belang om zicht te houden om eventuele wijzigingen en de effecten daarvan.
Trends en ontwikkelingen
Door de vier belangrijkste aspecten van een project te monitoren kun je een goed beeld krijgen van de huidige staat van het project. Echter is het ook van belang dat je onvoorziene gebeurtenissen, bepaalde omstandigheden en mogelijke invloeden van buitenaf in beschouwing neemt als je het verwachte eindresultaat van het project probeert te voorspellen. Dat is dan ook meteen de grootste uitdaging van projectbeheersing en het vereist veel kennis en vooral ervaring om een project onder controle te houden.
Als u meer wilt weten over projectbeheersing of onze oplossing, Cleopatra Enterprise, neem dan contact op met een van onze experts.