05 jul

Wat is kostenbeheersing?

Wat is kostenbeheersing?

Voor kostenbeheersing zijn veel definities beschikbaar. Het eerste wat men zou moeten vragen wanneer iemand zich voorstelt is wat ze precies doen. Afhankelijk van project type, grootte van een bedrijf of bedrijfscultuur hebben mensen verschillende taken.

Definitie van kostenbeheersing

Kostenbeheersing is het toepassen van procedures om uitgaven en het verloop van een project te meten tegen een baseline of vooraf overeengekomen uitgangspunten. Het meten van variaties ten opzichte van het originele goedgekeurde budget en effectief actie ondernemen om minimale kosten te realiseren.

Effectief kostenbeheersing uitoefen betekent tijdig risico’s voor kosten en planning onderkennen en oplossingen aandragen aan het projectmanagement. Geef het projectteam de middelen om het project op tijd en binnen budget te realiseren om een maximale winstmarge te behalen.

Kostenbeheersingsactiviteiten

Kostenbeheersing wordt soms in verband gebracht met boekhouden. Het laatste houdt zich vaker bezig met financieel transacties en registraties dan daadwerkelijk met projectmanagement of kostenbeheersing. Ze zijn niet uitwisselbaar. In de kostenbeheersingspraktijk geeft de boekhoudkundige stand van zake de mate aan waarin kostafspraken en uitgaven zich verhouden tot de mate waarin de taak van een (deel)project is volbracht.

Kostenbeheersing is meer dan het volgen van een datastroom. Kostenbeheersing betekent interpretatie toekennen aan data en gedurende het project volgt het de interpretatie op met de volgende acties: 

  • Een continue voorspelling of projectie van de uiteindelijke verwachtte totale kosten
  • Het proactief beheersen\verzachten van potentieel verwachtte budgetoverschrijdingen
  • Monitoren van kostenontwikkelingen om variaties ten opzichte van het originele budget te detecteren en begrijpen
  • Het documenteren en registeren van alle gerechtvaardigde veranderingen ten opzichte van de het originele budget
  • Het op de hoogte houden van belanghebbenden

Om kostenbeheersing correct te kunnen uitvoeren moet er een gedegen integratie bestaan tussen processen zoals kwaliteitsbewaking, planningsbewaking, risicobeheersing en resourcemanagement. Het moet een integraal proces zijn gedragen door het hele projectteam. Correct toegepast, is kostenbeheersing het wapen bij uitstek om te waarborgen dat een project binnen of onder budget wordt gerealiseerd. Het gebruik van de juiste  projectbeheersingssoftware is ook een belangrijk hulpmiddel voor integratie van het projectteam, het zorgt voor uniformiteit in de werkwijzen.

Samengevat

Een persoon werkzaam in kostenbeheersing is continue op zoek naar informatie:

  • Wat moet nog gedaan worden: Een gedetailleerd budget en middelen om dit te volgen vormen een planning en een basis voor kostenbeheersing.
  • Wat is gedaan: Distribueer tijdig voortgangsrapporten op basis van het detail budget
  • Hoe verhoudt de voortgang zich ten opzichte van de norm: Analyseer de voortgang tot heden
  • Wat blijft er nog over: Projecteer het mogelijke resultaat
  • Identificeer correctieve acties en pas ze toe: Breng de voortgang overeen met de verwachtingen
  • Controleer de correctieve acties: Verifieer dat de geplande uitkomst van de acties overeenkomt met de realiteit

Over Cleopatra Enterprise

Cleopatra Enterprise levert al 25 jaar diepgaande expertise op het gebied van integrale projectbeheersing (Begroten, Plannen, Control en Risicomanagement) middels geavanceerde tools en oplossingen, bestaande uit:

De integrale benadering op het gebied van projectbeheersing zorgt voor een kosten effectievere uitvoering van projecten middels verbeterde vastlegging, analyseerbaarheid, voorspelbaarheid en transparantie.

Met de inzet van de consultants en Cleopatra zijn al meer dan 500 bedrijven in 75 landen in staat gesteld projectprestaties te verbeteren. 

Als u meer wilt weten over onze oplossing, Cleopatra Enterprise, neem dan contact op met een van onze experts.