Projectbeheersing: De begroting als uitgangspunt
Het beheersen van projecten is een uitdagende taak. Zeker in grote projecten kunnen kosten snel uit de hand lopen als er geen goede projectbeheersing plaatsvindt. Een van de eerste stappen is het opzetten van een kostenrapport dat de basis vormt voor analyse en rapportage. Dit is eenvoudiger gezegd dan gedaan: materiaalkosten en manuren moeten nauwkeurig worden ingeschat om succesvol de productiviteit en voortgang te kunnen meten.
Dit proces kan aanzienlijk worden vereenvoudigd als de begroting als uitgangspunt wordt gebruikt. Een kwalitatief goede begroting bevat reeds een duidelijk opgebouwde hoeveelheid materiaalkosten en manuren, aangepast naar de lokale projectomstandigheden.
Breakdown structuren
Ideaal wordt het wanneer deze gestructureerd wordt aangeleverd. Breakdown structuren zoals de Werkbreakdownstructuur (WBS) en kostenstructuur (CBS) zijn veelgebruikte manieren om kosten inzichtelijk te maken. Structuren als de WBS kunnen vaak ook nog eens gekoppeld worden aan de planning. Dit vormt een krachtig uitgangspunt om projectbeheersing op te zetten en kritieke elementen te identificeren. Er kan dan een link worden gelegd tussen het kritieke pad van een planning en de begrote kosten van uitloop van activiteiten.
Integrale projectbeheersing
Het wordt snel duidelijk dat een integrale aanpak van groot belang is: als tijdens het begroten al bekend is dat een bepaalde structuur vereist is voor projectbeheersing kan hiermee rekening worden gehouden. Dit bespaart tijd en voorkomt dat er later onduidelijkheid bestaat over wat wel, en vooral niet, bij de kosten is inbegrepen. Als vanaf begin tot eind van het project zaken eenduidig en volledig worden vastgelegd helpt dit ook bij latere eventuele disputen en conflictsituaties.
Meer- minderwerk begroten
Hier komen we aan bij een vaak heikel punt: het goed registreren en verklaren van meer- en minderwerken. Wanneer het duidelijk wordt dat er een aanpassing van contract of scope nodig is, zal de invloed op het project moeten worden bepaald: wat zijn de kosten en hoeveel tijd zijn we extra kwijt? Hier geldt het zelfde principe: door meer- en minderwerk te begroten met de gebruikelijke tools en technieken kan een betrouwbare indicatie worden gegeven. Telkens als dit gebeurt – dit is vaak aan de orde van de dag – kan de projectbeheersing worden bespoedigd door de begroting van een wijziging aan het kostenrapport toe te voegen, dat immers in dezelfde structuur was opgezet.
Conclusie
Een integrale aanpak tussen het opstellen van begrotingen en het uitvoeren van projectbeheersing leidt tot een betrouwbaarder werkproces bij het opstellen van het kostenrapport en het invoeren van kosten voor wijzigingen. Als je de informatie goed structureert kun je later ook de volgende stap maken en gaan benchmarken, om je actuele kosteninformatie terug te voeren in toekomstige begrotingen.
Als u meer wilt weten over projectbeheersing of onze oplossing, Cleopatra Enterprise, neem dan contact op met een van onze experts.