Het succesvol beheersen van je project – een voorbeeld
De mate waarin we het succes van projectbeheersing bepalen is vaak beperkt tot geld. Zijn we binnen een redelijke marge gebleven van het vooropgestelde budget? Dit is te kort door de bocht en eigenlijk zouden we de definitie van succesvolle projectbeheersing moeten uitbreiden.
Wat is succes?
Volgens het woordenboek betekent succes:
- Goede afloop, uitkomst of uitslag
- Iets dat goed afloopt
Wanneer we dus alleen één meting uitvoeren, de totale installatiekosten bij afloop, is het dus eenvoudig om te zeggen we hebben een project succesvol beheerst. Het succesvol beheersen zou echter op veel meer punten dan alleen dat geld moet worden beoordeeld.
Hoe zat het bijvoorbeeld met de contracten, de kostenramingen, de plannen, de planning, de risicobeheersing, de uitbestedingen, de communicatie en het management?
Als we alleen zonneschijn hadden gedurende het gehele project of alle reserves zijn opgegaan aan doelen waar ze niet voor waren bedoeld, kunnen we zeggen dat er voldaan is aan het criteria binnen budget maar van succesvolle projectbeheersing kan geen sprake zijn.
Wat is dan succesvol project beheersen?
Stel we maken vijf maal eenzelfde ambachtelijke tafel, volledig handgemaakt. Stel ze moeten gerealiseerd worden met tussenliggende tijdspozen van een half jaar. In dat geval is het al bijna niet mogelijk om dat voor dezelfde kosten te realiseren en binnen hetzelfde tijdsbestek. Er spelen seizoenswisselingen, kan ik mijn materiaal inkopen tegen dezelfde prijzen? Wat ik kan delen is de blauwdruk van mijn tafel en mijn aanpak van het gehele proces.
Hetzelfde geldt voor ieder proces; er zijn altijd variabele omstandigheden. De mogelijkheid om daar mee om te gaan noemen we projectbeheersing. Kenmerken van succesvol projectbeheersing en succesvol projectmanagement zijn:
- De juiste mensen op de goede plek
- Alle taken en verantwoordelijkheden zijn door alle lagen van het project heen duidelijk
- Projectbeheersingssoftware dat alle facetten van het project kan linken qua kosten, kwantiteiten en uren en mate van paraatheid.
- Tussentijdse controle op naleving van het project; beheers de cultuur
- Identificeer de punten in het project die het meest risico dragend zijn, dit zijn niet noodzakelijk de meest kostbare elementen van een project. Natuurlijk is een pomp van hoogwaardig staal kostbaar, maar als de fabriekshal niet is voorbereid kan de pomp niet worden geplaatst.
- De juiste projectbeheersingssoftware is ook belangrijk voor het afsluiten van het project. Aan het einde moeten de resultaten gedeeld worden met alle betrokkenen. Je kunt dan processen verbeteren: geef de kosten terug aan de begroters en calculators, geef de werkelijke doorlooptijden terug aan de planners. Geef de werkelijke marges terug aan management.
Kortom, wanneer je denkt aan het bewaken van het budget, maar ook aan het verbeteren van het proces, zorg dan dat de juiste mensen de juiste gereedschappen hebben. Haal de resultaten uit de taboesfeer en bespreek deze. Daarmee denk je ook aan de toekomst. Slechts dan spreken we van succesvolle projectbeheersing en succesvol projectmanagement!
Over Cleopatra Enterprise
Cleopatra Enterprise levert al 25 jaar diepgaande expertise op het gebied van integrale projectbeheersing (Begroten, Plannen, Control en Risicomanagement) middels geavanceerde tools en oplossingen, bestaande uit:
De integrale benadering op het gebied van projectbeheersing zorgt voor een kosten effectievere uitvoering van projecten middels verbeterde vastlegging, analyseerbaarheid, voorspelbaarheid en transparantie.
Met de inzet van de consultants en Cleopatra zijn al meer dan 500 bedrijven in 75 landen in staat gesteld projectprestaties te verbeteren.
Als u meer wilt weten over onze oplossing, Cleopatra Enterprise, neem dan contact op met een van onze experts.