Het begroten van meerwerk in projecten – 4 tips
Voor een projectcontroller is het begroten en analyseren van meer-en minderwerk een van de belangrijkste taken. Het is tevens iets dat voor problemen en ergernis kan zorgen als dit proces niet goed gaat. Als projectcontroller wil je graag bijdragen aan een fijne projectsfeer en een mooi resultaat door meerwerk juist in te schatten. Hier zijn 4 tips om je op weg te helpen.
1. Impact van meer- of minderwerk
Een veel gemaakte fout is dat je denkt iets te besparen terwijl het juist meer geld kost. Stel dat je een nieuwe fabriek bouwt, die tijdens de realisatie duurder lijkt uit te vallen. Er wordt besloten kosten te besparen door een opslagtank te schrappen. Wat vaak vergeten wordt is dat hiervoor het ontwerp moet worden aangepast, orders gewijzigd moeten worden, de planning uitloopt en hiermee het project juist duurder uit kan komen. Dus: zorg dat je de volledige scope van meer- en minderwerk goed in beeld hebt.
2. Gebruik begrotingssoftware met kostendata
Het inschatten van de benodigde materiaal- en arbeidskosten is niet eenvoudig. Zeker niet wanneer er gedurende het project steeds wijzigingen optreden. Wees slim en gebruikt de kostendatabase van de begroters om deze kosten in te schatten. Dit maakt je werk sneller en betrouwbaarder, en zorgt dat je kunt focussen op de invloed van meer- en minderwerk op het project. Maak gebruik van slimme begrotingstools!
3. Verbeter overbrengen van kostendata
Je begroot meer- en minderwerk in werkpakketten die overeenkomen met de structuur van de planning. Maak dit proces makkelijker door begrotingssoftware aan je projectbeheersingssoftware en planningstools te koppelen. Dit kan wanneer alle systemen gedeelde structuren hebben, zoals een werkbreakdownstructuur (WBS) of kostenstructuur (CBS). Het zal in eerste instantie moeite kosten mensen te overtuigen, maar het is keer op keer bewezen dat dit je werkproces veel efficiënter kan maken.
4. Houd je administratie op orde
Vaak zal meerwerk invloed hebben op meerdere onderdelen van het project en dus op meerdere aannemers. Houd een register bij waarin de kosten van het meerwerk worden toegewezen aan de betreffende partijen, in plaats van simpelweg een grof getal weg te schrijven in je kostenrapport. Registreer iedere mogelijke verandering van het werk of het contract dat je tegenkomt, zodat het altijd duidelijk is dat jouw partij mogelijk meer- of minderwerk kan aantonen. Zorg dat je al het werk inzichtelijk en traceerbaar bijhoudt. Dit helpt je later wanneer er een dispuut is over de betaling ervan.
Over Cleopatra Enterprise
Cleopatra Enterprise levert al 25 jaar diepgaande expertise op het gebied van integrale projectbeheersing (Begroten, Plannen, Control en Risicomanagement) middels geavanceerde tools en oplossingen, bestaande uit:
De integrale benadering op het gebied van projectbeheersing zorgt voor een kosten effectievere uitvoering van projecten middels verbeterde vastlegging, analyseerbaarheid, voorspelbaarheid en transparantie.
Met de inzet van de consultants en Cleopatra zijn al meer dan 500 bedrijven in 75 landen in staat gesteld projectprestaties te verbeteren.
Als u meer wilt weten over onze oplossing, Cleopatra Enterprise, neem dan contact op met een van onze experts.