Begrotingssoftware: Waar moet je op letten?
Het juiste softwarepakket vinden voor je kostenramingen en kostencalculaties komt in feite neer op mensen en wensen. De mensen achter de begrotingssoftware en de mensen die er daadwerkelijk mee gaan begroten. De wensen vertalen zich in een spanningsveld tussen wat een pakket kan en wat het pakket moet kunnen om te voldoen aan de verwachtingen. Maar waar moet men op letten?
De wens voor vernieuwing
Het oude pakket is niet meer toereikend of mensen werken nog immer in Excel spreadsheets, tijd voor software specifiek voor begroten en budgetteren. De grootste fout die gemaakt wordt is het in kaart brengen van de wensen van management en niet de wensen van de werkvloer, het omgekeerde geldt natuurlijk ook. Een van de allerbelangrijkste lessen die te leren is in het reilen en zeilen van bedrijven in het algemeen is: Bedrijfscultuur wint altijd van strategie! Wat dus in kaart gebracht moet worden zijn de wensen van het management en de wensen van de werknemers, dit zorgt voor draagvlak voor een nieuwe implementatie. Zonder draagvlak is elke investering klein of groot weggegooid geld.
De wensen ten aanzien van begrotingssoftware
Wensen variëren in het algemeen, maar dit zijn terugkerende thema’s die in elke checklist moeten voorkomen:
- Begroten moet eenvoudiger worden, repetitieve werkzaamheden moeten worden vermeden? Kan het pakket werkzaamheden automatiseren?
- Kennis moet centraal worden opgeslagen en bereikbaar zijn voor iedereen. Heeft het pakket een centrale bibliotheek?
- Output van andere pakketten moet kunnen worden ingelezen (Interfacing), Output moet bruikbaar zijn voor andere pakketten. Verbeterd het pakket de communicatie met andere afdelingen?
- Begrotingen moeten eenduidig zijn en conform qua aanpak
- Rapporteren moet eenvoudig zijn
- Heeft het softwarepakket een duidelijk leerplan? Zijn er docenten beschikbaar of online trainingsmateriaal?
Breng alle wensen in kaart van alle afdelingen die raakvlak hebben met de afdeling begroten en calculatie. Het nieuwe begroten omhelst dat we verder kijken dan onze afdeling lang is. Speel hierop in.
De mensen achter het product
Wanneer een pakket wordt gemaakt door programmeurs voldoet het aan de specificaties. Je krijgt dus precies wat iemand heeft besteld. Wanneer het programma wordt geschreven in samenwerking met begroters van verschillende disciplines krijg je begrotinsgssoftware voor en door vakmensen. Met andere woorden dan kan je zo een bedrijf ook nog eens een vraag stellen en haal je en een verbeterde methodiek in huis en heb je een ingang tot externe kennis. Cleopatra Enterprise maakt de begrotingssoftware, welke dezelfde naam draagt. Consultants met gerichte vakkennis, AACE en DACE gediplomeerd en jarenlange ervaring in binnen- en buitenland
De mensen aan het product
Als laatste punt maar niet het minste punt, de mensen die daadwerkelijk met het product gaan werken zijn het belangrijkst. Wanneer een product in theorie de beste oplossing is maar er geen draagvlak op de werkvloer is blijft de allerbeste technische oplossing een theorie. Weet wie er met het pakket moet werken. Identificeer de mensen die de kar trekken en de mensen die aandacht nodig hebben. Identificeer de mensen die makkelijk wennen aan nieuwe omstandigheden en de mensen die jouw vakgebied tot in detail beheersen. Geef de mensen de ruimte om zich te bekwamen in een pakket. Als het budget het toestaat, huur een consultant. Maak de transitie zo bekwaam en gemakkelijk mogelijk om te garanderen dat de investering zich dubbel en dwars uitbetaald.
Over Cleopatra Enterprise
Cleopatra Enterprise levert al 25 jaar diepgaande expertise op het gebied van integrale projectbeheersing (Begroten, Plannen, Control en Risicomanagement) middels geavanceerde tools en oplossingen, bestaande uit:
De integrale benadering op het gebied van projectbeheersing zorgt voor een kosten effectievere uitvoering van projecten middels verbeterde vastlegging, analyseerbaarheid, voorspelbaarheid en transparantie.
Met de inzet van de consultants en Cleopatra zijn al meer dan 500 bedrijven in 75 landen in staat gesteld projectprestaties te verbeteren.
Als u meer wilt weten over onze oplossing, Cleopatra Enterprise, neem dan contact op met een van onze experts.