Kostenschatting van een project – leer van het verleden
Gedurende een project wordt er een grote hoeveelheid aan data verzameld, beoordeeld en gerapporteerd aan verschillende partijen die betrokken zijn bij de planning en de uitvoering. Denk hierbij aan ontwerp en constructie, maar ook aan alle andere aspecten die ervoor zorgen dat een project kan worden gerealiseerd: financiën en contractdocumentatie, planning en risicoanalyse, offertes et cetera. Deze informatie is waardevol en niet alleen in de uitvoeringsfase, maar ook nadien wanneer de sleutels al lang zijn overgedragen.
Elke nieuwe onderneming leidt tot nieuwe oplossingen; hindernissen die genomen zijn en geleerde lessen die kunnen bijdragen aan de verdere ontwikkeling van de onderneming. Wellicht is er een risico tijdig ondervangen die een enorme impact had kunnen hebben op het project. Mensen maken fouten en slaan af en toe een verkeerd pad in. Dit is logisch, maar met deze informatie moet wel wat worden gedaan. Niet alle zaken kunnen beheersbaar gemaakt worden, maar het is wel goed om betrokkenen hiervan op de hoogte te stellen zodat het als intellectuele bagage meegenomen kan worden in toekomstige besluitvorming.
Verzamel quotes
Offertes en aankooporders zijn een waardevolle bron van informatie voor een projectteam. Wanneer een deel van het ontwerp is voltooid gaat de inkoopafdeling de markt op om geschikte leveranciers te vinden. De calculators en begroters kunnen deze informatie goed gebruiken om in de toekomst betere begrotingen te maken. Wanneer offertes zorgvuldig worden opgeslagen in een ERP-systeem, inclusief technische specificaties, dan kan deze informatie van grote waarde zijn voor elk toekomstig project: door middel van grondige analyses kunnen relaties worden gelegd tussen specificaties en kosten van nieuwe equipment of materialen, essentiële bouwstoffen voor haalbaarheidsstudies of begrotingen die gemaakt worden in een vroege fase van een project.
Key quantities
In de detailfase van het project, is het ontwerp volwassen genoeg om gedetailleerde materiaallijsten te genereren. Het is in deze fase dat de exacte materiaalhoeveelheden en manuren bekend worden. In een eerder stadium is deze informatie nog niet bekend. Echter, door het slim gebruik maken van historische data uit voorgaande projecten kunnen we wel een steeds betere inschatting maken van deze uren en hoeveelheden, zelfs voordat we starten met het detailontwerp! Dit is mede mogelijk doordat er vaak gebruik wordt gemaakt van bepaalde standaard procedures in de industrie. Dit maakt het mogelijk voor ingenieurs om efficiënt te werken en al hun werk een zekere consistentie en herkenbaarheid mee te geven. Het doel is niet om een wetenschappelijk gezien ideale oplossing te vinden maar de meest kosteneffectieve oplossing.
Wij als cost engineers kunnen hier ook gebruik van maken; door historische projecten te analyseren kunnen we specifieke hoeveelheden onttrekken aan ontwerpdocumenten. Denk hierbij aan de afstand tussen equipment die wordt toegepast in een fabriekshal of bouwplaats: deze afstand komt ook terug in een nieuw project en we kunnen dus al een verantwoorde onderbouwing meegeven voor de totalen aan pijpleiding die we nodig gaan hebben om de elementen te verbinden. Als vervolgens de gewenste capaciteit en materiaalkeuzes bekend zijn, kan een begroting opgesteld worden met een hoger detailniveau dan gebruikelijk is voor de fase waarin het project zich op dat moment bevind.
Vergelijking van productiviteit
Bij het opzetten van een budget en een planning moeten aannames gemaakt worden aangaande de duur en benodigde uren voor ontwerp- en constructieactiviteiten. Dit is erg belangrijk omdat manuren een groot onderdeel vormen van de totale kosten. Een hogere of lagere productiviteit is direct merkbaar in de waargenomen kosten. Het bepalen van de productiviteit in de loop van een project is mogelijk door het vergelijken van werkelijke uren ten opzichte van een baseline of startwaarde. Deze baseline kan opgesteld worden door ervaringen uit het verleden. Het is dus erg belangrijk om deze waarden door te geven aan volgende projecten.
Onderzoeken van locatiefactoren
Hetzelfde kan gedaan worden voor verschillen in manuren per locatie. Maak een vergelijking van werkelijke uren per activiteit op verschillende geografische projectlocaties. Dit maakt verschillen in kosten tussen landen en regio’s inzichtelijk en helpt bij het maken van investeringsbeslissingen.
Afsluitingsrapportages
Al deze informatie moet natuurlijk wel eerst geregistreerd worden in lopende projecten voordat het gebruikt kan worden in toekomstige projecten. Dit klinkt eenvoudig en triviaal maar dat is het niet. Een projectmanager zal al te graag het boek sluiten over een afgerond project, zeker als het project de schoonheidsprijs niet verdient. Alle partijen moet consistent relevante data en opgedane kennis en ervaring noteren in afsluitingsrapportages. Alleen zo kan er voortgang geboekt worden.
Conclusie
De eerste stap om beter gebruik te maken van historische projectinformatie is het bewust maken van betrokkenen van het belang van deze data. De volgende uitdaging is de discipline opbrengen om alle facetten van het project te registeren en indexeren. Het resultaat zal zijn dat toekomstige budgetten zullen verbeteren. Maar zoals altijd: bedrijfscultuur weegt zwaarder dan strategie.
Over Cost Engineering & Cleopatra Enterprise
Cost Engineering levert al 25 jaar diepgaande expertise op het gebied van integrale projectbeheersing (Begroten, Plannen, Control en Risicomanagement) middels geavanceerde tools en oplossingen, bestaande uit:
De integrale benadering op het gebied van projectbeheersing zorgt voor een kosten effectievere uitvoering van projecten middels verbeterde vastlegging, analyseerbaarheid, voorspelbaarheid en transparantie.
Met de inzet van de consultants en Cleopatra zijn al meer dan 500 bedrijven in 75 landen in staat gesteld projectprestaties te verbeteren.
Als u meer wilt weten over onze oplossing, Cleopatra Enterprise, neem dan contact op met een van onze experts.