Projectbeheersing in Infra – de oplossing of een hype?
Momenteel lijkt projectbeheersing hét modewoord in de infrastructurele sector. Niet zo gek ook; het binnen planning en budget voltooien van projecten blijkt keer op keer een flinke uitdaging. Achter de term projectbeheersing gaan dan ook meerdere methodieken schuil die kunnen helpen om een project succesvol uit te voeren.
Projectbeheersing
Projectbeheersing is het vinden van een balans tussen planning, kosten, scope en kwaliteit. Het is het tijdig herkennen van trends en ontwikkelingen en de gevolgen daarvan kunnen overzien. Het is het beperken van risico’s en het benutten van kansen. Niet zelden wordt projectbeheersing beschouwd als een louter administratieve functie, gericht op het verwerken van projectdata. In dit artikel wordt uitgelegd waarom het ontzettend waardevol is om projectbeheersing veel breder in te zetten.
Verleden vs. Toekomst
Het verwerken van projectinformatie tot rapporten waarin de huidige status van het project wordt gepresenteerd, beperkt zich vaak tot gegevens die betrekking hebben op het werk dat tot dan toe is uitgevoerd. Dit kan zijn: de orders die bij leveranciers zijn geplaatst, de gebruikte manuren, verbruikte materialen, et cetera. Hoewel ook bereikte mijlpalen of andere vormen van voortgang binnen het project vaak in de beschouwing worden genomen, zegt dat nog te weinig om een goed beeld te vormen van de huidige status van het project, de verwachte ontwikkelingen en het uiteindelijke eindresultaat.
Communicatie in plaats van administratie
Voor goede projectbeheersing is het essentieel dat er met alle betrokkenen regelmatig wordt gecommuniceerd over voortgang, mogelijke vertragingen, risico’s, de consequenties daarvan en andere omstandigheden die impact kunnen hebben op het project. Dat betekent niet alleen praten met de projectmanager. De echte kennis en informatie bevindt zich bij de mensen op de werkvloer; de lassers, de installateurs, de engineers. Zij kunnen je vertellen of de planning reëel is, of ze de deadlines gaan halen en of ze wellicht extra materialen nodig gaan hebben. Dit is essentiële informatie om de toekomstige voortgang van het project te kunnen inschatten.
Status en trends
Een rapport over de huidige stand van zaken, een actuele risicoanalyse en kostenplaatje geeft de status aan van het project op dat moment. Echter wordt dit aangevuld met informatie over trends, ontwikkelingen, verwachtingen en mogelijke impact, dan pas wordt het voor het management mogelijk om goed te kunnen sturen. Een voorbeeld van een trend: stel dat in de afgelopen drie weken een aantal engineers met een specifieke expertise veel heeft overgewerkt om de gaten in de planning dicht te lopen die elders zijn ontstaan. Dit kunnen en willen ze niet langere tijd vol blijven houden, dus als er niet wordt ingegrepen zal dit zeker impact gaan hebben op de rest van de planning.
Conclusie
Voor gedegen projectbeheersing is het dus essentieel om niet achter een bureau te blijven zitten en te vertrouwen op de informatie die vanzelf naar je toe komt. Probeer alle onderdelen van het project te begrijpen, ga zelf kijken hoe het project er bij staat, vraag aan alle betrokkenen naar bijzonderheden en ontwikkelen en gebruik al die informatie om een realistische verwachting uit te spreken over het uiteindelijke projectresultaat. Software kan hierbij een waardevolle aanvulling zijn, zeker voor het verzamelen en ordenen van gegevens, het analyseren van trends en ontwikkelingen en het communiceren van de projectstatus naar alle relevante belanghebbenden.
Case Study
Geïnteresseerd in hoe Cleopatra Enterprise Rijkswaterstaat geholpen heeft op het gebied van constructie & onderhoud van de belangrijke infrastructuur in Nederland (wegen, waterwegen en watersystem)? Download de Rijkswaterstaat Case Study.
Over Cleopatra Enterprise
Cleopatra Enterprise levert al 25 jaar diepgaande expertise op het gebied van integrale projectbeheersing (Begroten, Plannen, Control en Risicomanagement) middels geavanceerde tools en oplossingen, bestaande uit:
De integrale benadering op het gebied van projectbeheersing zorgt voor een kosten effectievere uitvoering van projecten middels verbeterde vastlegging, analyseerbaarheid, voorspelbaarheid en transparantie.
Met de inzet van de consultants en Cleopatra zijn al meer dan 500 bedrijven in 75 landen in staat gesteld projectprestaties te verbeteren.
Als u meer wilt weten over onze oplossing, Cleopatra Enterprise, neem dan contact op met een van onze experts.