25 mrt

Synergie tussen Begroten en Projectbeheersing

Synergie tussen Begroten en Projectbeheersing

Een terugblik op de succesvolle en eerste contactbijeenkomst van 2016 van de DACE in ‘De Soesterduinen’ met als thema: Design, Build, Finance and Maintain (DBFM) en hoe een goede mix van D, B, F en M kan leiden tot een succesvol project.

Wij als Cleopatra Enterprise waren uitgenodigd om het voorprogramma te vullen met een presentatie over onze ervaringen tussen de twee verschillende werelden van Begroten en Projectbeheersing.

Vanwege dit interessante onderwerp was de presentatie boven verwachting druk bezocht en ontstonden er veel gezonde discussies met het publiek.

Tijdens deze presentatie hebben we een aantal sprekende voorbeelden aangehaald over hoe wij projecten beheersen. Een recente studie van Ernst & Young toont aan dat men met name faalt om megaprojecten goed te beheersen, waarbij in 64% van de gevallen het budget wordt overschreden en zelfs in 74% van de gevallen de deadline niet wordt gehaald. 

In de praktijk zijn de oorzaken te herleiden tot een aantal kernpunten:

  • De Informatie waar het oorspronkelijke budget op gebaseerd is, ontbreekt.
  • Wijzigingen in de scope zijn niet goed traceerbaar.
  • De daadwerkelijke kosten en uren worden niet volledig of te laat geregistreerd.
  • Veranderingen in de voortgang en scope worden onvoldoende doorgevoerd in de prognoses.
  • Terugkoppeling over kengetallen, KPIs en productiviteit gebeurt niet waardoor toekomstige ramingen niet verbeteren.

De oplossing ligt in de implementatie van volledige projectbeheersing en dus een integrale aanpak van projecten binnen de organisatie. 

Concreet houdt dit in dat we moeten investeren in goede en ervaren kostendeskundigen en de wil om begrotingstools, methodes en processen te optimaliseren.

Door het gestructureerd registreren van projectkosten, planning en scope informatie en het terugkoppelen van informatie gedurende de realisatiefase zijn we in staat om de begrotingen te valideren en optimaliseren.

Op deze manier is het mogelijk om synergie te creëren tussen begroten en project controls en door de integrale aanpak de behoeften af te stemmen van de kostendeskundige en project controls systemen.

  • Wat moet nog gedaan worden: Een gedetailleerd budget en middelen om dit te volgen vormen een planning en een basis voor kostenbeheersing.
  • Wat is gedaan: Distribueer tijdig voortgangsrapporten op basis van het detail budget
  • Hoe verhoudt de voortgang zich ten opzichte van de norm: Analyseer de voortgang tot heden
  • Wat blijft er nog over: Projecteer het mogelijke resultaat
  • Identificeer correctieve acties en pas ze toe: Breng de voortgang overeen met de verwachtingen
  • Controleer de correctieve acties: Verifieer dat de geplande uitkomst van de acties overeenkomt met de realiteit

Over Cleopatra Enterprise

Cleopatra Enterprise levert al 25 jaar diepgaande expertise op het gebied van integrale projectbeheersing (Begroten, Plannen, Control en Risicomanagement) middels geavanceerde tools en oplossingen, bestaande uit:

De integrale benadering op het gebied van projectbeheersing zorgt voor een kosten effectievere uitvoering van projecten middels verbeterde vastlegging, analyseerbaarheid, voorspelbaarheid en transparantie.

Met de inzet van de consultants en Cleopatra zijn al meer dan 500 bedrijven in 75 landen in staat gesteld projectprestaties te verbeteren. 

Als u meer wilt weten over onze oplossing, Cleopatra Enterprise, neem dan contact op met een van onze experts.