Van idee tot uitvoering – 4 tips voor een goede projectcalculatie
Aan het begin van een project is het moeilijk om een nauwkeurige kostenraming te maken aangezien slechts weinig gegevens bekend zijn. Hoe pak je dit probleem aan? Hier zijn een aantal tips voor een optimaal resultaat:
Historische informatie
Verzamel historische informatie van andere projecten die je eerder hebt afgerond. Dit geldt ook voor offertes, contracten, de werkelijke uren, kosten, overhead, etc. Dit is het startpunt voor het creëren van een kostendatabase. Zorg ervoor dat je de technische scope informatie ook opslaat. Maak de database waardevoller door middel van het indexeren van alle materiaal- en arbeidskosten naar het huidige prijspeil. Deze data vormt nu de basis voor de ontwikkeling van factormethoden en parametrische kostmodellen. Je kunt hier nu gebruik van maken in de vroege fasen van een project of later, wanneer je snel een check wilt uit te voeren of om een calculatie te valideren.
Locatiefactoren
Houd locatiefactor studies om te leren over de invloed van de geografische locatie op het uitvoeren van projecten over de wereld. Vooral aan de voorkant is het belangrijk om te weten wat de invloed van de lokale marktomstandigheden, grondsoort, de beschikbare ervaring en het klimaat is op het resultaat van een project. Met locatiefactoren vertaal je projectkosten naar de locatie waar het project zal worden uitgevoerd, met een referentieproject als uitgangspunt. Houd een database bij met referentie prijsdata en locatiefactoren die je regelmatig bijwerkt met de huidige economische en geografische omstandigheden.
Productiviteit
Probeer altijd om kosten voor materiaal en arbeid te splitsen, zelfs in grove ramingen en factorbegrotingen. Dit biedt de mogelijkheid om de benodigde projectkosten aan te passen aan specifieke omstandigheden op locatie met behulp van productiviteitsfactoren. Hiermee kun je een begroting verder verbeteren door het compenseren voor zaken als werken op hoogte, in afgesloten ruimtes of het bewerken van speciale materiaaltypes. Op een grove raming in een vroeg stadium kun je slechts een paar factoren toepassen, maar ook dan heeft het een sterk positief effect op de nauwkeurigheid. Dit is immers de fase wanneer je een beslissing wilt maken tussen alternatieven of een economische validatie wilt doen van je project. Productiviteitsverschillen tussen locaties kunnen een grote invloed hebben die je niet wil vergeten.
Scope
Bestudeer altijd zorgvuldig het contract en de omschrijving van de scope: trek een duidelijke grens van wat in en vooral wat buiten de scope van de begroting valt. Zelfs als je de beste historische data, locatiefactoren en informatie over productiviteit hebt, zal je er alsnog ver naast zitten wanneer je de verkeerde zaken meeneemt in je begroting. En vergeet niet: wat er ook gebeurt in de loop van het project, je zult altijd worden herinnerd aan het eerste getal dat je aan het management hebt gepresenteerd.
Als je voor het eerst ramingen en grove begrotingen moet opstellen is het raadzaam literatuur te raadplegen. Er is veel informatie te vinden over locatiefactoren, productiviteit en zelfs begrotingsmethodieken om je op weg te helpen. Bedenk je wel dat dit generieke data is die wellicht niet van toepassing is voor het specifieke project waar je op dat moment bij bent betrokken. Het is altijd nog het beste om eigen data te ontwikkelen, en dat vereist toewijding en passie voor het vak.
Over Cleopatra Enterprise
Cleopatra Enterprise levert al 25 jaar diepgaande expertise op het gebied van integrale projectbeheersing (Begroten, Plannen, Control en Risicomanagement) middels geavanceerde tools en oplossingen, bestaande uit:
De integrale benadering op het gebied van projectbeheersing zorgt voor een kosten effectievere uitvoering van projecten middels verbeterde vastlegging, analyseerbaarheid, voorspelbaarheid en transparantie.
Met de inzet van de consultants en Cleopatra zijn al meer dan 500 bedrijven in 75 landen in staat gesteld projectprestaties te verbeteren.
Als u meer wilt weten over onze oplossing, Cleopatra Enterprise, neem dan contact op met een van onze experts.