Waarom projecten keer op keer het budget overschrijden (deel 1)
Wanneer is de laatste keer dat je van een project hoorde dat binnen het budget was afgerond? Zeker grote en complexe projecten blijven zelden tot nooit binnen budget. Dit leidt niet alleen tot organisatorische tegenvallers, maar kan in het geval van overheidsprojecten grote publieke verontwaardiging tot gevolg hebben. Vaak wordt dan ook de vraag gesteld wat de oorzaak is van deze budgetoverschrijdingen. In 2 artikelen bespreken we zes van de voornaamste redenen van deze overschrijdingen. Hier deel 1.
Te weinig budget
Hoewel zeer voor de hand liggend, is een te krap budget een van de voornaamste oorzaken dat projecten meer kosten dan begroot. Of het nu komt door politieke belangen, het uitoefenen van druk op de projectmanager of twijfel over de slagingskans van het project, het toezeggen van een te klein budget komt nooit ten goede van het projectsucces.
Dit kan voorkomen worden door met de budgethouders in gesprek te gaan over de doelen van het project en de effecten van een te klein budget. Ook het verkleinen van de projectscope kan een oplossing bieden.
Slechte begroting
Het begroten van een project is een vak. Wanneer het budget wordt vastgesteld op basis van niets anders dan de intuïtie van de projectmanager, of als er sprake is van te weinig ervaring of kennis van zaken bij de begroters, dan zal er vroeg of laat sprake zijn van onverwachte budgetoverschrijdingen. In het begin van het project lijkt het nog alsof dit goed te managen is, maar later kunnen de problemen onoverkomelijk worden.
Dit kan voorkomen worden door de hulp in te roepen van ervaren begroters en experts voor ieder vakgebied. Wees bewust van de verschillende begrotingsvormen- en methodieken en de informatie die nodig is om een bepaalde nauwkeurigheid te realiseren.
Onderschatting van complexiteit
Hoe groter een project, hoe groter de risico’s die er aan kleven en hoe meer geld er is gemoeid met eventuele complicaties. Toch is er vaak te weinig budget gereserveerd om deze risico’s op te vangen, simpelweg omdat de complexiteit van projecten wordt onderschat.
Dit kan voorkomen worden door het project op te delen in overzichtelijke stukken. Door geen gedetailleerde planning te maken voor activiteiten die pas over een jaar of meer plaatsvinden, is er ruimte om mogelijke onvoorziene omstandigheden beter op te vangen. Ook een gedegen risicoanalyse en een daarop afgestemd budget kan helpen.
Klik hier om deel 2 van dit artikel te lezen, met wederom 3 mogelijke oorzaken van budgetoverschrijdingen en hoe deze te voorkomen.
Over Cost Engineering & Cleopatra Enterprise
Cost Engineering levert al 25 jaar diepgaande expertise op het gebied van integrale projectbeheersing (Begroten, Plannen, Control en Risicomanagement) middels geavanceerde tools en oplossingen, bestaande uit:
De integrale benadering op het gebied van projectbeheersing zorgt voor een kosten effectievere uitvoering van projecten middels verbeterde vastlegging, analyseerbaarheid, voorspelbaarheid en transparantie.
Met de inzet van de consultants en Cleopatra zijn al meer dan 500 bedrijven in 75 landen in staat gesteld projectprestaties te verbeteren.
Als u meer wilt weten over onze oplossing, Cleopatra Enterprise, neem dan contact op met een van onze experts.