Wat is het verschil tussen cost control en cost management
Cost control en cost management zijn twee termen die vaak door elkaar worden gehaald. Als je aan de woorden denkt, wat klinkt er dan beter? Liever de touwtjes in handen hebben of uw kosten beheersen?
Het blijkt dat cost control en cost management echt twee verschillende dingen zijn, en toch zijn ze even belangrijk om te hebben. In dit artikel kijken we naar het verschil en hoe ze zich verhouden.
Cost Management
Cost management bevat het proces van planning en beheersing van het budget van een project of bedrijf. Het omvat activiteiten zoals planning, begroting, budgettering, financiering en projectbeheersing, zodat het project kan worden voltooid binnen het goedgekeurde budget. Cost management omvat de volledige levenscyclus van een project vanaf de initiële planningsfase tot het meten van de werkelijke kostenprestaties en de voltooiing van het project.
Cost management is een continu proces dat plaats vindt tijdens het uitvoeren van een project, waarbij het bepalen en controleren van hulpbronnen vereist is om activiteiten uit te voeren en activa te creëren:
Resource Planning
In de beginfase van een project moeten de benodigde hulpbronnen om de projectactiviteiten te voltooien worden gedefinieerd. Werk Breakdown Structuren (WBS) en historische gegevens van vergelijkbare projecten kunnen worden gebruikt om te bepalen welke fysieke middelen nodig zijn. U kunt hierbij denken aan de benodigde tijd, materialen, arbeid, uitrusting etc. Zodra de soorten middelen en hoeveelheden bekend zijn, kunnen de bijbehorende kosten worden bepaald.
Cost Estimating
Er kunnen verschillende methoden voor begrotingen en calculaties worden toegepast om te berekenen hoeveel het kost om een project uit te voeren.
De keuze voor de methode hangt af van de beschikbare informatie. Analoog schatten op basis van de werkelijke kosten van eerdere, vergelijkbare projecten kan als basis dienen voor het schatten van het huidige project. Een andere mogelijkheid is om parametrische modellen te gebruiken waarin de projectkenmerken wiskundig worden weergegeven. Begrotingen kunnen worden verfijnd wanneer er meer informatie beschikbaar komt in de loop van een project. Dit resulteert uiteindelijk in een gedetailleerde schatting van de eenheidskosten met een grote nauwkeurigheid. Resterende onzekerheden in begrotingen die waarschijnlijk tot extra kosten zullen leiden, kunnen worden gedekt door kosten te reserveren (bijv. escalation en onvoorziene gebeurtenissen).
Cost Budgeting
De kostenraming vormt samen met een projectplanning de input voor kostenbegroting. De begroting geeft een overzicht van de periodieke en totale kosten van het project. De kostenraming definieert de kosten van elk werkpakket of elke activiteit, terwijl het budget de kosten verdeelt over de periode waarin de kosten zullen worden gemaakt. Een kostenbasislijn is een goedgekeurd tijdgebonden budget dat wordt gebruikt als een startpunt om de werkelijke voortgang van de prestaties te meten.
Cost Control
Cost control betreft het gebruik van procedures om uitgaven en voortgang van een project of bouwoperatie te monitoren; eigenlijk het meten van verschillen tussen je begrootte uitgaven en je daadwerkelijke uitgaven. Hierdoor wordt het mogelijk om effectief actie te ondernemen en kosten te reduceren tot een minimum. Het nauwkeurig bijhouden van de kosten levert een bedrijf aanzienlijke voordelen op door de sterke invloed die zij kunnen uitoefenen op hun inkomsten en uitgaven.
Als cost controller is het van belang dat je pro-actief handelt om de voortgang van je werk te waarborgen en analyseren. Kortom, het bewust zijn van cost control specifieke aspecten:
- Weten wat voor werk er moet gebeuren: hierbij maak je gebruik van een gedetailleerde begroting en specifieke voortgangsmethodieken om overzicht te houden over je budget en werkschema
- Weten welk werk er al is gedaan: hierbij rapporteer je je daadwerkelijke voortgang van kosten en activiteiten ten opzichte van wat je voorafgaand had ingeschat
- Weten hoe je voortgang afsteekt tegenover je geplande voortgang: hierbij analyseer je de performance van je project tot op heden
- Weten welk werk er nog gedaan moet worden: hierbij voorspel je je projectresultaat op basis van de huidige situatie
- Identificeren en toepassen van corrigerende acties: hierbij probeer je door middel van corrigerende acties je project bij te sturen, om ervoor te zorgen dat je eerder gekozen verwachting kunnen worden gerealiseerd
- Checken van corrigerende acties: hierbij analyseer je of de corrigerende acties het effect hebben waarop je had gehoopt.
Conclusie
Dus hoewel cost control zich lijkt te ‘beperken’ tot het beheersen van het project tijdens de uitvoering, wordt de effectiviteit ervan bepaald door hoe goed cost management is geïmplementeerd en verbonden. Als onze mensen afzonderlijk aan elke stap van cost management werken, zonder afstemming en het delen van informatie, kunt u uw project ‘controleren’, maar u doet niet aan cost management.
Door cost management in het achterhoofd te houden wanneer een project wordt gestart, worden bepaalde valkuilen ontweken. Wanneer verwachtingen niet duidelijk worden opgesteld, of wanneer deze sterk veranderen tijdens de looptijd van een project, is het aannemelijker dat gestelde limieten betreft budget of schema worden overschreden. Het kan good zijn dat kosten worden onderschat wanneer onvolledig onderzoek is uitgevoerd betreft het budget, wat het moeilijker maakt het succes van het project te bepalen.
Hoewel een euro omzet misschien klinkt als iets moois; slechts een klein gedeelte ervan zal in de boeken gaan als winst. Echter, een kostenbesparing van een euro kan direct als winst worden geboekt. Het is daarom belangrijk om inzicht te vergaren in het begrijpen en managen van kosten, zodat ook lange termijn resultaten worden behaald.
Over Cleopatra Enterprise
Cleopatra Enterprise levert al 25 jaar diepgaande expertise op het gebied van integrale projectbeheersing (Begroten, Plannen, Control en Risicomanagement) middels geavanceerde tools en oplossingen, bestaande uit:
De integrale benadering op het gebied van projectbeheersing zorgt voor een kosten effectievere uitvoering van projecten middels verbeterde vastlegging, analyseerbaarheid, voorspelbaarheid en transparantie.
Met de inzet van de consultants en Cleopatra zijn al meer dan 500 bedrijven in 75 landen in staat gesteld projectprestaties te verbeteren.
Als u meer wilt weten over onze oplossing, Cleopatra Enterprise, neem dan contact op met een van onze experts.