Wat is projectbeheersing?
Daar waar ieder project dient te beginnen met een degelijke en nauwkeurige begroting of calculatie, is effectieve projectbeheersing tijdens de uitvoering van het project eveneens onmisbaar. Hoewel het uitsluiten van budgetoverschrijdingen onmogelijk is, kan de kans hierop wel drastisch verkleind worden met gebruik van de juiste methoden en technieken.
Projectbeheersing heeft als doel om een project tijdig en binnen de opgestelde begroting op te leveren. Om dit te bereiken wordt er onderscheid gemaakt tussen een aantal beheersaspecten:
Tijd
Daar waar een project over een tijdsplanning beschikt, waarin de uit te voeren activiteiten en onderlinge afhankelijkheden zijn vastgelegd, dient er op deze planning gestuurd te worden tijdens de uitvoering van het project. Indien de werkelijkheid afwijkt van de planning, kan dit nadelige gevolgen hebben voor de totale kosten, alsook het moment van oplevering. Tijdig herkennen van deze afwijkingen en hierop sturen is dus van groot belang.
Geld
De opgestelde begroting of calculatie dient als input voor het projectbudget. Ten opzichte van dit budget worden zowel de uitgaven als gemaakte voortgang gemeten en bepaald of afwijkingen zijn opgetreden. Het detailniveau waarop dit gebeurd is afhankelijk van de totale omvang van het project en is vaak op basis van de projectstructuur, zoals vastgelegd in de work breakdown structure (WBS) of cost breakdown structure (CBS).
Kwaliteit
Het bijsturen van het project naar aanleiding van afwijkingen in planning of uitgaven kan gevolgen hebben voor de kwaliteit. Immers; werkzaamheden versneld of zelfs helemaal niet uitvoeren en inferieure materialen gebruiken om de kosten te drukken blijft niet zonder gevolgen. Daarom is het van belang dat bij kostenbeheersing ook de kwaliteit in ogenschouw wordt genomen in het geval van sturingsmaatregelen.
Scope
Vaak komt het voor dat na de start van een project, delen van dat project gewijzigd worden. Dit kan gebeuren door voortschrijdend inzicht, veranderende wensen van de klant of externe factoren. Denk bij de laatste bijvoorbeeld aan een bepaald onderdeel dat plotseling niet leverbaar is en dat er naar een alternatief gezocht moet worden. Al deze wijzigingen hebben invloed op de totale projectomvang, inclusief planning en budget. Voor gedegen projectbeheersing is het dus van belang om zicht te houden om eventuele wijzigingen en de effecten daarvan. Dit wordt change management genoemd.
Maak kennis met onze experts
Heeft u vragen over de diensten van onze experts?
Neem dan contact met ons op.
Risicomanagement
Risico’s en hoe daarmee om wordt gegaan is van grote invloed op de totale kosten van een project en dus een belangrijk onderdeel van kostenbeheersing. Daarom is het van belang een goede inschatting te maken welke risico’s aanwezig zijn, wat voor kosten ze met zich meebrengen en hoe deze kosten te vermijden of te minimaliseren. Dit artikel besteed meer aandacht aan risicobeheersing en hoe dat voor een project in zijn werk gaat.
Rapportage
Zeker in het geval van grote, complexe projecten ligt de besluitvorming bij iemand anders dan de persoon die de projectinformatie verzamelt. Daarom is het van belang met regelmaat de verzamelde data te verwerken, te doorgronden en te rapporteren aan de projectverantwoordelijke(n). Informatievoorziening en rapportages zijn dan ook een belangrijk onderdeel van kostenbeheersing. Vaak worden van te voren afspraken gemaakt met betrekking tot de vorm, inhoud, frequentie, sturingselementen, et cetera van de rapportages.
Projectafsluiting
De formele afronding van het project krijgt vaak de minste aandacht maar is één van de belangrijkste onderdelen van projectbeheersing. Door een gedegen eindrapport op te stellen met daarin projectinformatie zoals een kostenoverzicht (VC/NC), risicodocument, ‘lessons learned’, et cetera, kan deze kennis gebruikt als input voor toekomstige kostenramingen. Tevens kan dit andere projecten helpen vroegtijdig bepaalde risico’s te herkennen of te mitigeren.
Earned value
Earned value analysis is een methode om de voortgang van het project –zowel de feitelijke als de geplande voortgang- uit te drukken in geld. Op die manier kan worden bepaald welke waarde er tot op dat moment gerealiseerd is, hoeveel dat heeft gekost en wat de verwachte totale kosten zijn om het project te voltooien.
Hierbij zijn CPI en SPI twee van de belangrijkste variabelen om te bepalen of er bijgestuurd moet worden. Cost Performance Indicator (CPI) geeft aan of het project meer of minder zal gaan kosten dan begroot. Schedule Performance Indicator (SPI) geeft aan of het project voor of achter loopt ten opzichte van de planning. Uiteraard zijn er nog een reeks andere maatstaven om de status van een project te bepalen. Meer weten? Neem vrijblijvend contact op.
