Kostenraming – 4 veelgemaakte fouten en hoe ze te voorkomen
Het maken van een kostenraming of begroting voor een project wordt nog vaak onderschat. Niet zelden gebeurd het op een kladje papier, of iets professioneler maar niet veel beter: in een paar uurtjes in Excel. Toch is het opstellen van een budget voor ieder project essentieel, omdat het de mogelijkheid geeft voortgang te meten, het ondersteunt de besluitvorming en stelt je tevens in staat om snel en effectief bij te sturen. In dit artikel bespreken we 4 veelgemaakte fouten bij het begroten van projecten en hoe deze te voorkomen.
1. Kosten begroten is geen bureaubaan
Zeker, een deel van het werk zal daadwerkelijk achter een bureau plaatsvinden. Maar dat is slechts het halve verhaal en dat wordt vaak vergeten. Om een nauwkeurige en betrouwbare begroting te maken moet je weten wat er speelt binnen het project. Kijken op locatie wat de status is; praten met de projectmanager over ontwikkelingen; vragen aan de mannen en vrouwen die het werk uitvoeren of er bijzonderheden zijn, risico’s waar je vanaf moet weten. Alle omstandigheden van het project dienen terug te komen in de begroting. Dus zorg dat je te allen tijden weet wat er speelt.
2. Hoofd- en bijzaken
Vaak wordt er een hoop tijd besteed aan het begroten van delen van een project die uiteindelijk weinig impact gaan hebben op het eindresultaat. Wie de Wet van Pareto kent, weet: 80% van de gevolgen komen van slechts 20% van de oorzaken. Focus op het kleine aantal aspecten van een project welke de meeste impact zullen hebben op het eindresultaat. Door daar je tijd en energie aan te besteden zal je nauwkeuriger en efficiënter begroten.
3. Leren van het verleden
Lange tijd ben je bezig geweest met een project en dan eindelijk is het klaar. Snel de overdracht richting klant, een fles champagne met een team en op naar het volgende project! En dat is precies waar een essentiële stap vergeten wordt: het vastleggen van projectdata, een eindrapport opstellen en daar lessen uit trekken. Alleen zo zorg je voor continue verbetering van je begrotingen. Want enerzijds kun je beoordelen of je begroting correct is geweest door deze te vergelijken met het eindresultaat. Waar zaten de afwijkingen? Wat was wel correct? En wat waren de oorzaken daarvan? Anderzijds kan het eindresultaat, zowel de totale projectkosten als de kosten per discipline of equipment, dienen als input voor de ontwikkeling van kostenmodellen. Dat maakt de volgende begroting nog makkelijker, eenvoudiger en nauwkeuriger. Voor jou, en voor je collega’s.
4. Twee weten meer dan één
Ondanks dat je vele jaren ervaring hebt en een hoop kennis van zaken, zullen er altijd moment zijn waarop je dingen over het hoofd ziet. Dat is ongetwijfeld niet de intentie, maar zeker geen uitzondering. Een vers paar ogen, dat de begroting niet eerder heeft gezien, zal daarom altijd aspecten opmerken die incorrect zijn. En dat komt uiteindelijk de kwaliteit en nauwkeurigheid van de begroting zeker ten goede.
Cleopatra Enterprise is al jaren een betrouwbare dienstverlener met adviseurs die iedere projectbegroting kunnen valideren. Altijd komen er wel afwijkingen in de scope naar boven, of verkeerde aannames dan wel onjuist gebruik van indirecte kosten, toeslagen, opslagen of escalaties.
Over Cleopatra Enterprise
Cleopatra Enterprise levert al 25 jaar diepgaande expertise op het gebied van integrale projectbeheersing (Begroten, Plannen, Control en Risicomanagement) middels geavanceerde tools en oplossingen, bestaande uit:
De integrale benadering op het gebied van projectbeheersing zorgt voor een kosten effectievere uitvoering van projecten middels verbeterde vastlegging, analyseerbaarheid, voorspelbaarheid en transparantie.
Met de inzet van de consultants en Cleopatra zijn al meer dan 500 bedrijven in 75 landen in staat gesteld projectprestaties te verbeteren.
Als u meer wilt weten over onze oplossing, Cleopatra Enterprise, neem dan contact op met een van onze experts.