Waarom projecten keer op keer het budget overschrijden (deel 2)
In een vorig artikel zijn we ingegaan op de mogelijke oorzaken van budgetoverschrijdingen van projecten. Omdat deze overschrijdingen eerder regel dan uitzondering zijn, is het goed om te weten wat daaraan ten grondslag ligt. Vandaag deel 2, waarin we nog eens drie mogelijke oorzaken bespreken. Deel 1 lees je hier.
Wijzigingen in de planning
Ondanks dat een project op schema ligt, is het toch mogelijk dat het budget wordt overschreden. Andersom; een overschrijding van de planning heeft zonder twijfel een negatieve impact op het budget. Meer tijd betekent meer manuren. Uren die vaak een groot van het totale budget uitmaken.
Dit kan voorkomen worden door de meest kritieke activiteiten van het project zeer nauwkeurig en realistisch te plannen. Een vertraging van deze activiteiten heeft namelijk vaak gevolgen voor alle daaropvolgende delen van het project. Soms kan het dan ook verstandig zijn om extra geld en manuren te spenderen om toch de deadline van deze kritieke activiteiten te halen, in plaats van deze te laten verschuiven.
Gebrekkige risicomitigatie
Een grondige risicoanalyse en toewijzing van budgetten is één ding, maar risicomanagement gaat verder dan dat. Vaak wordt er tijdens de uitvoering van een project nog weinig aandacht besteed aan (nieuwe) risico’s, met grote gevolgen voor het budget wanneer mogelijke situaties zich daadwerkelijk voordoen.
Dit kan voorkomen worden door voor en tijdens het project met regelmaat risico’s te identificeren en analyseren. Ieder risico dient onder de verantwoordelijkheid van een projectmedewerker te vallen, die niet alleen de ontwikkelingen volgt voor wat betreft de kans dat het risico daadwerkelijk praktijk wordt, maar ook mitigerende maatregelen treft om risico’s elders onder te brengen, de impact te verkleinen of om bepaalde risico’s uit te bannen.
Ontoereikende (resource) planning
Vaak worden de benodigde manuren om een project te voltooien hopeloos onderschat. Zeker wanneer er geen duidelijk beeld is van alle activiteiten die überhaupt uitgevoerd dienen te worden, is een reële inschatting van de benodigde uren al helemaal een onmogelijke opgave. Ook komt het regelmatig voor dat het niet duidelijk is wie er allemaal bij het project betrokken (moeten) zijn. Echter een overschatting van het uren komt ook voor, wat eveneens kosten met zich mee kan brengen; personeel wordt voor een project gereserveerd ondanks dat ze een deel van die tijd waarde hadden toevoegen voor een ander project.
Dit kan voorkomen worden door experts van iedere discipline bij de planning te betrekken. Ook dient de projectscope helder te zijn. Door vervolgens een gedegen planning op te zetten en de bijbehorende kosten te begroten, voorkom je budgetoverschrijdingen.
De bovenstaande drie punten bieden, samen met de drie die in een eerder artikel werden omschreven, een idee van voornaamste oorzaken van budgetoverschrijdingen. Door gebruik te maken van experts op het gebied van begroten en projectbeheersing kan hier veel aan gedaan worden. Ook begrotingssoftware vormt een goede basis voor gedegen kostenbeheersing.
Over Cleopatra Enterprise
Cleopatra Enterprise levert al 25 jaar diepgaande expertise op het gebied van integrale projectbeheersing (Begroten, Plannen, Control en Risicomanagement) middels geavanceerde tools en oplossingen, bestaande uit:
De integrale benadering op het gebied van projectbeheersing zorgt voor een kosten effectievere uitvoering van projecten middels verbeterde vastlegging, analyseerbaarheid, voorspelbaarheid en transparantie.
Met de inzet van de consultants en Cleopatra zijn al meer dan 500 bedrijven in 75 landen in staat gesteld projectprestaties te verbeteren.
Als u meer wilt weten over onze oplossing, Cleopatra Enterprise, neem dan contact op met een van onze experts.