Maak gebruik van historische projectgegevens
Gedurende een project worden grote hoeveelheden data verzameld, beoordeeld en gerapporteerd door verschillende partijen die bij dat project betrokken zijn. Hierbij kun je denken aan ontwerp en constructie, maar ook andere aspecten die benodigd zijn voor het uitvoeren van een project: financiële en contractuele documentatie, planning, risicoanalyses, offertes, et cetera. Deze informatie is niet alleen waardevol tijdens de uitvoering van het project zelf, maar zeker ook na oplevering.
Iedere nieuw project bevat nieuwe oplossingen voor problemen en uitdagingen; medewerkers leren continue over zaken die de organisatie verder kunnen helpen. Dit kan zijn de wijze waarop een risico is beheerst, of fouten die gemaakt zijn die tot nieuwe inzichten leiden. Door al deze situaties te documenteren worden het leermomenten voor nieuwe projecten.
Verzamelen van offertes
Offertes en inkooporders zijn een goed voorbeeld van waardevolle informatie voor het projectteam. Wanneer een gedeelte van het ontwerp is voltooid, zal de afdeling inkoop op zoek gaan naar geschikte leveranciers. Begroters kunnen deze prijsinformatie gebruiken om nauwkeuriger te begroten. Door offertes op te slaan in het centrale ERP systeem, inclusief technische gegevens, is dit tevens nuttig voor toekomstige projecten: middels gedegen analyse kunnen relaties worden gelegd tussen technische specificaties enerzijds en de prijs anderzijds. Ook dit komt de nauwkeurigheid van begrotingen ten goede. Tevens wordt het eenvoudiger om verschillende ontwerpalternatieven vroeg in het proces te beoordelen.
Verzamelen van kengetallen
Tijdens de engineeringfase waarin het project in detail wordt ontworpen, kunnen ook gedetailleerde MTOs (material take-off) worden opgesteld. Dat is ook het moment waarop exacte hoeveelheiden materiaal en manuren beschikbaar komen. Deze aantallen zijn dus nog niet voorhanden op het moment dat de begroting voor deze fase wordt gemaakt. Door slim gebruik te maken van historische projectgegevens en de industriële standaarden die vaak gebruikt worden, kan toch een hoge mate van detail worden bereikt in de begroting. Tevens zorgt dit voor efficiëntie in het begrotingsproces en blijven begrotingen van verschillende projecten consistent. Een voorbeeld van een dergelijke standaard is de afstand tussen twee typen equipment. Wanneer ook de capaciteit en het te gebruiken materiaal bekend is, kan de pijpleiding tussen de equipment vrij nauwkeurig worden begroot.
Vergelijken van productiviteit
Bij het opstellen van een budget en planning worden aannames gemaakt met betrekking tot de duur en het aantal benodigde uren om bepaalde engineering- en constructieactiviteiten uit te voeren. Dit is van belang, omdat manuren vaak een groot deel zijn van de totale projectkosten. Wanneer de productiviteit lager of hoger ligt dan aangenomen, zal er dan ook een grote afwijking zijn tussen begroten en daadwerkelijke kosten. Van te voren kan alvast een inschatting gemaakt worden van productiviteit gelet op de projectomstandigheden. Tijdens de projectuitvoering kan deze dan getoetst worden aan de hand van de werkelijke productiviteit.
Locatiefactoren
Ditzelfde kan ook gedaan worden voor de verschillen tussen locaties, door de manuren van op verschillende locaties uitgevoerde projecten te vergelijken. Dit geeft waardevolle informatie over kosten en productiviteit in landen en regio’s, wat investeringsbeslissingen kan ondersteunen. Zo kan het zijn dat een afgraving in China veel duurder is dan in Nederland, omdat de lagere lonen bijvoorbeeld niet opwegen tegen lagere productiviteit.
Close-out rapport
De eerste stap in het beter gebruik maken van historische projectgegevens is bewustwording van alle betrokkenen van de waarde van deze data. De volgende stap is de discipline die nodig is om alle data te registreren en indexeren. Wanneer dit is ingeregeld, kan begonnen worden met het verbeteren van begrotingen.
Over Cleopatra Enterprise
Cleopatra Enterprise levert al 25 jaar diepgaande expertise op het gebied van integrale projectbeheersing (Begroten, Plannen, Control en Risicomanagement) middels geavanceerde tools en oplossingen, bestaande uit:
De integrale benadering op het gebied van projectbeheersing zorgt voor een kosten effectievere uitvoering van projecten middels verbeterde vastlegging, analyseerbaarheid, voorspelbaarheid en transparantie.
Met de inzet van de consultants en Cleopatra zijn al meer dan 500 bedrijven in 75 landen in staat gesteld projectprestaties te verbeteren.
Als u meer wilt weten over onze oplossing, Cleopatra Enterprise, neem dan contact op met een van onze experts.