De toegevoegde waarde van een integraal ingerichte projectbeheersingsorganisatie

Er zijn talloze nieuwsberichten vanuit het binnen- en buitenland over de beperkte beheersbaarheid van complexe multidisciplinaire projecten. Met name de falende overheidsprojecten worden breed uitgemeten in de media; er lijkt bijna geen groot project meer binnen budget en planning te lopen. Het vak projectbeheersing wordt dan ook meermaals genoemd als zijnde het probleem maar tegelijkertijd ook als de oplossing.

Vanuit mijn ervaring als manager projectbeheersing van complexe industriële projecten, herken ik deze problematiek. Deze herkenbaarheid zit hem met name in de beperkte toegevoegde waarde van de projectbeheersingsfunctionaliteit, maar ook de beperkte beschikbaarheid van echte beheersingsprofessionals. Tevens heb ik in andere artikelen al eens de te administratieve functionaliteit van projectbeheersing aangekaart in combinatie met een onjuiste positionering. 

In dit artikel beschrijf ik op basis van mijn ervaring de toegevoegde waarde van een integraal ingerichte projectbeheersingsorganisatie.

Kernfunctionaliteiten projectbeheersing

Het begrip projectbeheersing (project controls = industrie) is erg breed, maar in de kern gaat het bij projectbeheersing om de volgende drie kernfunctionaliteiten: begroten, plannen en control. Hieronder een overzicht met wat verschillende functienamen die deze functionaliteit uitvoeren / aansturen.

Naast de kernfunctionaliteiten zijn er nog een aantal functionaliteiten die sterk verbonden zijn met  projectbeheersing, zoals risicomanagement, document control, contract management en project administratie. Deze worden in dit artikel verder buiten beschouwing gelaten.

Synergie organisatorische projectbeheersingsdriehoek

Met de projectbeheersingsdriehoek wordt in de literatuur vaak gerefereerd aan de scope-tijd-geld-driehoek. In dit artikel wil ik het effect van de organisatorische/functionele projectbeheersingsdriehoek toelichten. Deze driehoek vertaalt voor mij de organisatorische synergie van een integrale begrotings-, plannings- en controlfunctionaliteit met risicomanagement als kloppend hart.

Zoals vermeld symboliseert bovenstaande driehoek de gewenste organisatorische verbinding van de projectbeheersingsfunctionaliteiten ten behoeve van een optimale aansturing van het project. Verschillende onderzoeken tonen de toegevoegde waarde en de relatie met projectsucces van goed functionerende projectbeheersing aan. Middels het hiërarchisch bij elkaar brengen van de belangrijkste projectbeheersingsfunctionaliteiten wordt de toegevoegde waarde met zo’n 30% vergroot.

Het stijgen van de toegevoegde waarde zit hem in de volgende zaken:

• Binnen teams, afdelingen en projecten ontstaat een menselijke vertegenwoordiging van het vc/nc proces (leerlus ofwel closing the loop genoemd).
• Binnen een integrale projectbeheersingsorganisatie ontstaan diverse doorgroeimogelijkheden, bijvoorbeeld naar manager projectbeheersing.
• De positionering van projectbeheersing wordt versterkt door bundeling van relevante expertise en de daarmee gecreëerde omvang.
• Directere begripsvorming van specifieke behoeftes binnen de projectbeheersingscyclus
• Vakinhoudelijke verbeteronderwerpen en projectspecifieke zaken optimaliseren door integrale projectbeheersingsvalidatie.
• Het verbeteren van de kennis rondom begrotingsmethodieken van planners en projectcontrollers.
• Het vergroten van de specifieke budget-onderbouwingskennis binnen het project.
• Door directere samenwerking en relatie tussen planner en project controller tijdens de realisatie van projecten, wordt de risico-identificering vergroot. 

In organisaties waarbij er een senior projectbeheerser met de juiste managementvaardigheden als teammanager integrale projectbeheersing optreedt, zien we over het algemeen snellere professionele ontwikkelingen en een hogere maturiteit van projectbeheersing binnen een organisatie.

De voorgestelde integrale organisatie is het meest waardevol voor de, door de organisatie gecategoriseerde, grote en risicovolle complexe projecten. Voor de kleinere projecten of projecten met een laag risico profiel volstaan vaak de meer separaat georganiseerde en administratieve monitorings-/rapportagefunctionaliteiten, waarin tevens hogere graden van automatisering realiseerbaar zijn.

Slotwoord projectbeheersingsorganisatie

Tot slot is het erg belangrijk om te melden dat de integrale projectbeheersingsorganisatie qua professionaliteitsniveau in lijn dient te zijn met de directe projectmanagementorganisatie. Een mismatch in de maturiteit tussen de teams/afdelingen zorgt voor misvattingen en inefficiëntie tijdens de aansturing van het project. 

Naast de diverse onderzoeken die de relatie tussen projectsucces en projectbeheersing aantonen, zien wij gekoppeld aan deze conclusie op basis van eigen onderzoek, de synergie van een integraal georganiseerd projectbeheersingsteam. Naast bovenstaande voordelen komt ook het verbeterde werkplezier naar boven, omdat men elkaar binnen het team vaak sneller en beter begrijpt.

---

Over de Auteur

---

Over Cleopatra Enterprise

Cleopatra Enterprise levert al meer dan 25 jaar diepgaande expertise op het gebied van integrale projectbeheersing (Begroten, Plannen, Control en Risicomanagement) middels geavanceerde tools en oplossingen, bestaande uit:

• Cleopatra Enterprise Software
• Consultancy
• Opleidingen
• Kostmodellen en databanken

De integrale benadering op het gebied van projectbeheersing zorgt voor een kosten effectievere uitvoering van projecten middels verbeterde vastlegging, analyseerbaarheid, voorspelbaarheid en transparantie.

Met de inzet van de consultants en Cleopatra zijn al meer dan 500 bedrijven in 75 landen in staat gesteld projectprestaties te verbeteren. 

---

Als u meer wilt weten over onze oplossing, Cleopatra Enterprise, neem dan contact op met een van onze experts.